Otsikon lentävässä lauseessa on totuuden siemen, mutta myös vaara, että mittaamme itsemme hengiltä. Tiedolla johtamisen kannalta ongelma ei usein ole se, että yrityksellä ei ole dataa saatavilla, vaan valintojen tekeminen. Millä mittareilla on todellista merkitystä?
Keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t, Key Performance Indicators) antavat tietoa yrityksen tilasta ja tukevat päätöksentekoa. Mutta mitä KPI:t todella ovat, miksi ne ovat tärkeitä ja miten valita ja seurata niitä tehokkaasti?
KPI:t ovat mitattavissa olevia arvoja, jotka kuvastavat, kuinka hyvin yritys saavuttaa strategiset ja operatiiviset tavoitteensa. Esimerkiksi ohjelmistoalan yrityksessä tärkeitä KPI:itä voivat olla asiakaspidon aste, uusasiakashankinnan kustannukset, kuukausittaiset toistuvat tulot tai vaikka ohjelmistojen käyttäjäkokemusta mittaava NPS-luku. KPI:den ei tarvitse olla vain numeerisia arvoja – ne ovat työkaluja strategisten päämäärien saavuttamiseksi.
KPI-mittareiden valinnan tulisi pohjautua yrityksen strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Onko yrityksen tavoite kasvattaa markkinaosuutta, lisätä asiakastyytyvyyttä vai tehostaa sisäisiä prosesseja? Jokainen tavoite tarvitsee oman KPI-mittarinsa, joka heijastaa tavoitteen edistymistä konkreettisesti. Hyvin usein yrityksissä seurataan perinteisiä talouden mittareita kannattavuudesta, vakavaraisuudesta ja maksuvalmiudesta, jotka antavatkin hyvän kuvan organisaation talouden tilanteesta. Tämä on välttämätöntä. Mutta syntyykö näiden kautta riittävä käsitys liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisesta vai voisivatko jotkin toiset mittarit kertoa konkreettisemmin strategian toteutumisesta?
Strategian mielessä pitäminen auttaa, koska kiusaus saattaa olla suuri liian monen tai vähämerkityksellisen KPI:n valinnassa. Esimerkiksi pelkkä asiakasmäärän mittaaminen ei välttämättä ole KPI, ellei yrityksen strateginen tavoite ole kasvattaa asiakaskuntaa tiettyyn lukumäärään.
KPI-mittareiden valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin tekijöihin:
Valitut KPI:t tulisi käsitellä riittävän suurella joukolla organisaation sisällä, jotta jokainen, joka tavalla tai toisella osallistuu niiden saavuttamiseen, ymmärtää niiden tarkoituksen ja merkityksen.
Kun KPI:t on määritelty, suunnitellaan, miten tarvittava data saadaan kerättyä luotettavasti ja tehokkaasti sekä mahdollisimman automatisoidusti esimerkiksi rajapintojen kautta BI-järjestelmään ilman manuaalista työtä. On myös hyvä varmistaa, että data on ajan tasalla ja johdonmukaista, jotta KPI-tulokset ovat luotettavia.
Pelkkä KPI:den määrittely ei luonnollisesti riitä, vaan ratkaisevaa on, mitä konkreettisia toimenpiteitä KPI-tulosten pohjalta tehdään. KPI-seurantaa on hyvä tehdä säännöllisesti esimerkiksi johtoryhmässä ja analysoida, mitä KPI-mittarit kertovat liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisesta. Ennalta päätetyt raja-arvot jokaisen KPI:n kehitykselle auttavat ohjaamaan huomion kiinnittämistä merkityksellisiin muutoksiin. Jos KPI:t osoittavat poikkeamia tai kehitystrendejä, kannattaa keskittyä niiden syiden selvittämiseen ja suunnitella tarvittavat toimenpiteet.
Valittuihin KPI-mittareihin ei tarvitse lukittautua ikiajoiksi. Liiketoimintaympäristöt muuttuvat nopeasti, joten KPI:ta on hyvä tarkastella säännöllisesti ja varmistaa, että ne vastaavat mahdollisesti muuttuneita tavoitteita tai markkinatilanteita. Jos yrityksen strategia muuttuu, on tärkeää päivittää mittarit vastaamaan uutta suuntaa
KPI-mittarit ovat keskeinen työkalu yrityksen strategian ja tavoitteiden toteutumisen seuraamisessa sekä päätöksenteon tukemisessa. Oikein valitut, merkitykselliset ja mitattavissa olevat KPI:t auttavat keskittymään olennaiseen. Kun KPI:t on valittu huolella ja integroitu osaksi johtamisprosessia, selkeyttää se tietä kohti tavoitteiden saavuttamista.
Ilkka Haavisto on Talouskonsultointi Mertaojan toimitusjohtaja ja osakas. Mertaoja on erikoistunut pk-asiantuntijayritysten taloushallintoon ja tarjoaa asiakkaiden liiketoiminnan erityispiirteet huomioivaa kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja talouden johtamista.
TUTUSTU
