Näin valmistaudut due diligence -tarkastukseen
Tavoitteena yrityksen myynti tai pääomasijoituksen saaminen? Yksi olennainen näitä kumpaakin edeltävä vaihe on due diligence -tarkastuksen tekeminen, johon kannattaa valmistautua ajoissa.
Jos olet myymässä yritystäsi tai yritykseesi tehdään pääomasijoitus, tullaan yritykseen todennäköisesti tässä yhteydessä tekemään niin sanottu due diligence -tarkastus. Vaikka et ole vielä löytänyt oikeaa kumppania edetäksesi itse yrityskauppa- tai pääomasijoitusprosessiin, voit silti aloittaa yrityksesi valmistelun prosessia varten.
Yksi olennainen yrityskauppaprosessia tai pääomasijoituksen tekoa edeltävä vaihe on niin sanotun due diligence -tarkastuksen tekeminen. Due diligence -tarkastuksen tarkoituksena on tunnistaa suunniteltuun järjestelyyn sekä kohteena olevaan yhtiöön ja liiketoimintaan liittyvät riskit, mahdollisuudet ja esteet. Tarkastuksen tekevät pääsääntöisesti ostajan tai sijoittajan neuvonantajat.
Selvityksessä tehdyt havainnot vaikuttavat tyypillisesti yhtiön arvostukseen, kauppakirjan tai sijoitusasiakirjojen sisältöön sekä järjestelyn rakenteeseen ja täytäntöönpanoon. Due diligence -tarkastuksen laajuuden määrittelee ostaja tai sijoittaja. Due diligence -tarkastus tehdään osana yrityskauppaprosessia tai pääomasijoitusta aie- tai esisopimuksen allekirjoituksen jälkeen ennen varsinaista kauppakirjaa tai sijoitussopimusta. Tarkastuksen kohteena ovat tavanomaisesti ainakin yrityksen taloudelliset, verotukselliset sekä juridiset asiat. Tarkastuksen tarkempi sisältö riippuu yhtiön liiketoiminnasta ja yritysjärjestelyn arvosta.
Due diligence -prosessi voi välillä olla nopea ja yksinkertainen, mutta monesti se on kuitenkin pitkä ja monivaiheinen. Tästä syystä due diligence -tarkastukseen kannattaa valmistautua jo etukäteen, ettei työmäärä yllätä. Mitä paremmin myyjä ja yhtiö valmistautuvat due diligence -prosessiin eli käytännössä keräävät tarkastuksessa tarvittavaa materiaalia ja dokumentteja helposti löydettävään ja luovutettavaan muotoon etukäteen, sitä sujuvammin koko prosessi etenee. Näiden neljän vinkin avulla voit itse valmistautua due diligence -tarkastukseen jo ennen kuin se on ajankohtainen:
1. Järjestä yrityksen dokumentaatio
Asianmukainen arkistointi ja esimerkiksi pöytäkirjojen pitäminen tai sopimusten tekeminen saatetaan ohittaa valitettavan usein esimerkiksi kiireen vuoksi. Käytä aikaa vaadittavan dokumentaation tekemiseen ja järjestämiseen siten, että tarkastuksessa mahdollisesti tarvittava tieto on helposti saatavilla sähköisessä muodossa. Aineistoa edellytetään usein ainakin kolmelta edelliseltä tilikaudelta ja aineisto kattaa kaikki yhtiön päätöksentekoon liittyvät asiakirjat, rekisteröintiasiakirjat, liiketoimintasopimukset yleisine ehtoineen sekä työsuhteisiin liittyvät asiakirjat. Mitä paremmin asiakirjat on järjestetty ja mitä aukottomampia ne ovat, sitä paremmat edellytykset due diligence -tarkastuksen suorittamiselle ja koko prosessin etenemiselle on.
2. Arvioi ja korjaa mahdolliset riskit
Tee riskienhallintaa koskeva tarkastelu ja pyri tunnistamaan ja mahdollisuuksien mukaan ratkaisemaan yritystoimintaasi liittyviä riskejä jo etukäteen. Tietyt riskit, kuten kaupallisiin sopimuksiin, liiketoimintamalliin, henkilöstöön, omistuksiin tai mihin tahansa muuhun mahdollisesti liittyvät harkitut riskit liittyvät olennaisesti liiketoiminnan harjoittamiseen eikä niitä luonnollisesti voi välttää tai poistaa. Myös tällaiset riskit on silti hyvä tunnistaa etukäteen.
Harkittujen riskien lisäksi due diligence -tarkastuksessa havaitaan usein myös esimerkiksi tietosuojadokumentointiin, epäselviin sopimusehtoihin, yhtiöoikeudellisiin päätöksiin ja keskeisten immateriaalioikeuksien suojaamiseen liittyen puutteita. Onkin hyvä varmistaa, että kaikki havaitut virheet ja puutteet korjataan mahdollisuuksien mukaan ja että yhtiö täyttää kaikki lain vaatimat edellytykset ennen due diligence -tarkastuksen aloittamista. Voit esimerkiksi valmistella puuttuvat asiakirjat ja etsiä alkuperäiset allekirjoitetut asiakirjat jo hyvissä ajoin ennen tarkastuksen alkua.
3. Suunnittele prosessi
Due diligence -prosessin alussa ostaja tai pääomasijoittaja toimittaa yleensä listauksen tarvitsemistaan tiedoista, asiakirjoista ja selvityksistä ja kaikki asiakirjat ja dokumentoidut tiedot tallennetaan tavanomaisesti erikseen tilattavaan virtuaaliseen datahuoneeseen tai sähköiseen kansioon, johon ostajan tai pääomasijoittajan edustajille ja neuvonantajille annetaan käyttöoikeus.
Due diligence -prosessi koostuu yleensä asiakirjojen tarkastamisesta ja yrityksen johdon haastatteluista. Ennen prosessin alkua on hyvä harkita, keiden henkilöiden tulisi osallistua tarkastukseen ja varmistaa, että yrityksesi edustajilla on riittävästi aikaa kysymyksiin vastaamiseen ja aineiston toimittamiseen. Due diligence -prosessiin liittyvä työmäärä voi tulla yllätyksenä, kun samanaikaisesti yrityksen liiketoimintaa pitäisi pyörittää normaaliin tapaan. Yrityksen sisäisten jäsenten lisäksi prosessissa tarvitaan usein myös ulkopuolisia jäseniä, kuten oikeudellisia tai taloudellisia neuvonantajia tai kirjanpitäjiä.
4. Sovi salassapidosta
Myyjän ja yhtiön aseman turvaaminen yrityskauppaprosessissa edellyttää lähtökohtaisesti mahdollisimman suurta avoimuutta due diligence -tarkastuksen aikana. Tämä ei kuitenkaan ole aina mahdollista, sillä tietyt tiedot, kuten hinnoittelu, sopimusosapuolten nimet sekä arkaluontoiset henkilötiedot, voivat vaatia salaamista. Mikäli tällaisten tietojen salaaminen ei ole mahdollista, sovi riittävästä salassapitovelvollisuudesta jo hyvissä ajoin ennen kuin ostajalle tai pääomasijoittajalle annetaan mahdollisuus tutustua liiketoimintasi kriittisiin yksityiskohtiin. Salassapidosta voidaan sopia joko erillisellä salassapitosopimuksella tai yrityskauppaa tai pääomasijoitusta koskevassa esi- tai aiesopimuksessa. Vaikka ostajan tai pääomasijoittajan kanssa on sovittu salassapidosta, mieti siitä huolimatta etukäteen mitä aineistoa et voi toimittaa esimerkiksi kilpailuoikeudellisista tai salassapitovelvoitteisiin liittyvistä syistä, taikka henkilötietojen suojaan liittyvistä syistä.
Due diligence -prosessin tarkoituksena on antaa ostajalle tai pääomasijoittajalle kattava, riittävä, selkeä ja puolueeton kuva yhtiöstä ja sen tilasta. Due diligence -tarkastuksen lopputuloksena syntyy ostajan tai pääomasijoittajan käyttöön raportti, johon kirjatut havainnot voivat vaikuttaa yrityskauppaan tai pääomasijoitukseen liittyviin neuvotteluihin esimerkiksi edellyttämällä yhtiöltä toimenpiteitä ennen järjestelyä tai heijastumalla järjestelyn ehtoihin yhtiön ja myyjän vastuiden tai jopa osakekohtaisen hinnan osalta. Jossain tapauksessa esille nousseiden asioiden ollessa merkittäviä ja mikäli niistä ei päästä sopimukseen, voivat ne johtaa ääritapauksessa jopa suunnitellun järjestelyn peruuntumiseen.
Mikäli yhtiö havaitseekin, että ostajalle tai pääomasijoittajalle on due diligence -tarkastuksen tuloksena syntynyt virheellinen käsitys kohteesta tai siihen liittyvästä riskiarvioinnista, yhtiön luonnollisesti kannattaa puuttua asiaan ja toimittaa tarvittaessa lisätietoja virheellisen käsityksen korjaamiseksi.
Erityisesti yrityskauppaprosesseissa kaupan kohteen tutkiminen on sekä myyjän että ostajan edun mukaista, koska se pienentää riskiä yrityskaupan jälkeisistä erimielisyyksistä. Yleensä kauppakirjassa viitataan ostajan selvitysvelvollisuuteen ja due diligence -tarkastuksessa selvitettyihin asioihin. Tyypillisesti myyjän ja yhtiön vahingonkorvausvastuun ulkopuolelle rajataan kaikki sellaiset vahingot, joiden perustana olevista seikoista ostaja on ollut tietoinen tai joista ostajan olisi tullut olla tietoinen tarkastettavaksi annetun materiaalin perusteella.
Tuleva yrityskauppa tai sijoituskierros kannattaa suunnitella ja siihen kannattaa valmistautua huolella. Mitä paremmin valmistaudut tulevaan järjestelyyn, sitä todennäköisemmin voit vaikuttaa itse lopputulokseen ja saada ehtosi paremmin läpi. Myös ulkopuolisten neuvonantajien palkkaaminen jo alkuvaiheessa on usein kannattavaa prosessin sujuvan etenemisen takaamiseksi.
Taina on kokenut liikejuridiikan ammattilainen, joka avustaa yrityksiä muun muassa yhtiöoikeuteen, rahoitukseen, yritysjärjestelyihin ja ESG:hen ja yritysvastuuseen liittyvissä kysymyksissä. Taina on työskennellyt jo useamman vuoden ajan liikejuridiikkaan erikoistuneissa asianajotoimistoissa.
