Tekoälyllä tehty tarjous kolmanneksi – voitti kolme muuta toimittajaa
Tekoälyavusteinen tarjous ohjelmistoprojektissa sijoittui kolmanneksi voittaen perinteiset tarjoukset. Lue miten hyödyntää tekoälyä tarjouskilpailuissa.
Kun ohjelmistoprojektin tarjouskilpailuun osallistuu tekoäly, tulokset voivat yllättää. Tässä blogissa kerromme, kuinka tekoälyavusteinen tarjous sijoittui kolmanneksi, jättäen taakseen kolme perinteistä tarjousta.
Käymme läpi haasteet, joita kohtasimme tekoälyn kanssa työskennellessämme, sekä sen, kuinka tekoäly voi muuttaa ohjelmistoprojektien tarjouskäytäntöjä tulevaisuudessa.
Osallistuimme heinäkuun lopussa julkiseen hankintaan ja jätimme tarjouksemme reilun sadantuhannen euron ohjelmistoprojektista.
Tarkoitus oli uudistaa käytössä olevan ohjelmiston teknologia sekä kehittää uusia toiminnallisuuksia. Ostajan organisaatio oli pieni, budjetti oli tiukka ja tarjoukselle asetettu vaatimusluettelo pitkä kuin nälkävuosi. Pelkkä tarjouksen jättäminen vaikutti todella työläältä. “Ei tähän kukaan tarjoa”, ajattelin kunnes tajusin, että juuri siksi tähän kannattaa tarjota, koska kukaan muu ei viitsi. Ei muuta kun perkaamaan tarjouspyyntöä.
Hankinnassa vaadittiin, että toimittajan piti antaa työmääräarviot tehtävästä työstä ja laatia projektista toteutussuunnitelma. Liitteenä hankinnassa oli toiminnallinen prototyyppi ja yhteensä yhdeksänkymmentä sivua dokumentaatiota, jossa tarkennettiin tulevaa projektia.
Hankinnassa myös kerrottiin, että millä perusteilla annetut tarjoukset pisteytetään. Painotukset olivat seuraavat:
Projektisuunnitelman laatu olisi ratkaisevassa osassa tarjouksia pisteyttäessä.
Olin aiemmin tutustunut ChatGPT:n tarjoamiin lisäosiin ja tiesin, että voisin antaa dokumentaation tekoälylle luettavaksi ja pyytää sitä sitten kirjoittamaan uskottavan projektisuunnitelman.
Asensin ChatGPT:lle lisäosia datan lukemiseen, mutta vaatimusluettelon taulukoiden monimutkaisuus teki tehtävästä haastavan. Vaatimusluettelo oli pdf-muodossa ja laskentataulukko oli upotettu pdf-dokumenttiin siten, että se ei ollut mitenkään koneluettavissa.
Oli tyydyttävä siihen, että tekoälyllä tekemäni projektisuunnitelma ei voisi ottaa kantaa kaikkiin vaatimusluettelossa eriteltyihin toiminnallisuuksiin ja optioihin. Tekoäly kuitenkin onnistui lukemaan tärkeimmän osan dokumentaatiosta, joten pääsimme työstämään itse suunnitelmaa.
Hankintayksikkö oli listannut asiat, joita tarjouksesta tulee löytyä. Nämä tiedot poimin talteen käsin, jotta osasin kysyä tekoälyltä tarjouksen sopivia sisältöjä.
Loin kehotteita, joiden perusteella ChatGPT tuotti tekstiä.
Sikäli kun tekoäly ei ollut löytänyt kaikkea tarvittavaa tietoa linkkaamastani pdf-dokumenteista, kopioin ja liitin tarvittavat tekstit suoraan asiakirjoilta ja pyysin muotoilemaan tarjoukseen sopivaa tekstiä.
Tekoälyllä tekstin tuottamiseen ja kehotteiden viilaamiseen meni noin puoli päivää. Kopioin sopivat tekstit tarjousdokumentille ja viimeistelin ne käsin. Osan tarjouksesta, kuten esimerkiksi kappaleet joissa kuvattiin projektiin osallistuvia henkilöitä, kirjoitin käsin ajan säästämiseksi. Osan kopioin suoraan netistä kuten esimerkiksi takuukäytännöt, jotka kopioin sellaisenaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisistä sopimusehdoista.
Sain sähköpostilla tiedon, että olimme tulleet kilpailutuksessa kolmanneksi. Hakintayksikkö oli antanut tekoälyn avustuksella laatimalleni toteutussuunnitelmalle toiseksi eniten pisteitä. Harmitti, että emme voittaneet. Iloitsin kuitenkin siitä, että olin onnistunut hyödyntämään tekoälyä hyvin tuloksin. Luin hankintayksikön pisteytyksen perusteet ja yllätyksekseni huomasin, että hintaa pisteyttäessä hankintayksikkö oli vähentänyt meiltä yhden pisteen.
Tutustuttuani tarkemmin pisteytyksen perusteihiin huomasin, että tarjouksemme Hinta-kohdasta oli vähennetty yksi piste. Perusteena tälle oli, että emme olleet hinnoitelleet optioita, jotka hankintayksikkö oli pdf-muotoisessa taulukossaan listannut. Minua huvitti. Olinhan tietoisesti jättänyt nämä hinnoittelematta juuri siksi, että tekoäly ei osannut lukea pdf-muotoon muutettua taulukkoa. Jos optiot olisi huomioita, olisi tarjouksemme kokonaispisteet olleet 350 ja olisimme sijoittuneet toiseksi. Tekoälyavusteiseen myyntiprosessiin jäi vielä kehitettävää!
Jälkeenpäin tarkasteltuna ymmärsin, että tärkein syy tekoälyn käyttämiselle ei ollut ajansäästö vaan merkityksettömän työn välttäminen. Nykyaikaiseen ketterään kehittämiseen nämä suunnitelmat tuovat erittäin vähän lisäarvoa. Niitä tehdään siksi, että voidaan arvioida kuka on paras toimittaja. Ei siksi, että itse työ onnistuisi ja olisi laadukasta. Mielestäni suunnitelmien luominen tätä tarkoitusta varten on parhaimmassakin tapauksessa huono ja kallis tapa toimittajien arviointiin. Ja juuri siitä syystä tämä työ kannattaa ulkoistaa tekoälylle niin pian kuin mahdollista.
Kirjoittaja on Tamperelaisen ohjelmistoyritys Haltu Oy toimitusjohtaja. Mikki on aktiivinen keskustelija LinkedInissä ja kirjoittaa ohjelmistokehitykseen ja maailman muutokseen liittyvistä ilmiöistä. Haltu auttaa yrityksiä onnistumaan ohjelmistokehityksessä.
