Viimeisen parin vuoden aikana generatiivisen tekoälyn kehittyessä toimistojen ja seminaarien kahvipöydissä esiin nousee väistämättä keskustelu muistiinpanojen automatisoinnista. Pohditaan sen helppoutta, kun ei itse tarvitse tehdä mutta toisaalta päivitellään kielemme mahdottomuutta. Kehotan kuitenkin: unohtakaa jo ne muistiinpanot!
Muistiinpanotekniikka ei ratkaise liiketoiminnan haasteita tai tuo menestystä uudella markkinalla. Muistiinpanojen muotoa tai kirjoittajaa tärkeämpi on, mitä sisältöä on käsitelty ja mitä toimia se saa aikaan organisaatiossa. Tekoälytyökalujen yleistyminen on tuonut luonnollisesti mukanaan paljon muutakin kuin muistiinpanoteknologian. Generatiivisen tekoälyn aikakaudella usein more is more, koska tuottaminen on nopeaa ja toisaalta kysyntää riittää, kun ripotellaan markkinointiin ripaus fomoa.
Kuitenkin sen sijaan, että ammutaan haulikolla kaikkia mahdollisia kehitystarpeita ja mahdollisuuksia, on entistä tärkeämpää löytää oikea fokus. Haaste tekoälyn hyödyntäjille ja softakehittäjille on sama: mikä on oleellista juuri meille?
Oleellinen riippuu kontekstista. Kontekstista voidaan puhua, kun puhutaan esimerkiksi toimialasta tai maasta, jossa yritys toimii. Softakehitystyön keskeinen konteksti luodaan usein yhdessä asiakkaan kanssa. Käydään läpi, mikä on asiakkaan liiketoiminnalle tärkeää ja mikä tarve asiakkaalla on teknologialle. Esimerkiksi, jos liiketoiminta ei ole erityisen aikakriittistä ei säästetty aika välttämättä tuo merkittäviä hyötyjä. Niin kuin mikä tahansa kehitystyö, analysoidaan ensin, mitä on nyt käsissä ja lähdetään siitä miettimään, missä halutaan olla.
Usein tarpeita ja kehitysideoita syntyy suhteessa yhtä paljon kuin ideoinnille annetaan aikaa. Tässä kohtaa päästään yhteen yrityksen menestystekijään: oleellisen tunnistaminen ja siihen keskittyminen. Usein tunnistetaan kyllä mikä on oleellista jossain hetkessä, mutta ajan kuluessa rinnalle kertyy paljon epäoleellista tekemistä.
Epäoleellista tekemistä syntyy niin uusista ideoista kuin arjen tulipaloista. Työntekijät saattavat epäröidä uusista avauksista, että tuleeko niihin tarttua ja eikö aiemmin priorisoitu olekaan enää tärkeää. Softakehityksessä tämä saattaa olla esimerkiksi asiakkaalta tullut kiireellisenä esitetty tarve, joka vaatisi räätälöintiä softaan. Yhdessä aiemmin luotu konteksti auttaa tunnistamaan viekö uusi idea oleelliseksi tunnistettuja asioita eteenpäin ja tuleeko idea priorisoida toisen asian ohi, vai poikkeaako idea valituista tavoitteista.
Välillä, tai oikeastaan aika useinkin, pitää pystyä sanomaan ei. Jos tähän ei pysty, organisaatio hukkuu tekemisen ja aiheiden tulvaan ja ajelehtii ajanvirrassa ähkyssä eteenpäin. On hyväksyttävä se, että jotkut asiat jäävät tekemättä, odottavat parempaa aikaa tai tehdään nipin napin rimaa hipoen. Myös joskus asiakkaan räätälöintitoive saattaa vaikeuttaa softan ylläpitoa enemmän kuin siitä saatu hyöty on. Tällöin on sanottava kylmän viileästi lämpöisen pörröinen ei asiakkaalle. Sanomalla oikeissa kohdissa ei, pystytään varmistamaan riittävä resurssi ja aivokapasiteetti yrityksen kannalta olennaisimpiin aiheisiin.
Välillä pitää sanoa kyllä. Kyllä, aika on ajanut ohi aiemmin toimivasta työkalusta. Vanha arvo softassa harvoin kasvaa korkoa, vaikka historiassa olisi käyttänyt kuinka paljon aikaa ja vaivaa tahansa. Luopuminen on tuskallista, mutta oleellinen osa kehittymistä. Kyllä, uusi teknologia mahdollistaa asian tekemisen eri tavalla kuin aiemmin. On vain ratkaistava, miten se hyödynnetään parhaiten yrityksen omassa kontekstissa eikä kilpailijan esitysdioilla.
Muistiinpanot ovat kyllä osa organisaation muistia ja väline esimerkiksi viestintään. Tyyli on kuitenkin vapaa! Huolehdithan siis, että kaikki organisaatiollesi oleellinen löytyy niistä, oleellinen siirtyy osaksi tekemistä ja näin välinearvona hyödynnetyt muistiinpanot voidaan vaikka deletoida tai antaa vaipua unholaan.