Julkiset ICT-hankinnat ovat viime aikoina puhuttaneet paljon, myös Software Finlandin jäsenistöä. Jäsenyritystemme joukossa on pk-sektorin toimijoita, jotka kokevat ongelmalliseksi julkisiin tarjouskilpailuihin osallistumisen. Tämä ei ole mikään ihme, sillä yleisestikään julkisen sektorin tarjouskilpailuita ei koeta kovin yritysystävällisinä tai tehokkaina. Tarjoamista pidetään kalliina suhteessa yksityisen sektorin hankintamenettelyyn, ja osittain siksi osa yrityksistä ei edes halua kovinkaan mielellään osallistua julkisen sektorin kilpailutuksiin.
Tilanteesta voi olla huolissaan, sekä yhteisten verovarojemme tehokkaan käytön osalta, että kotimaisten ohjelmisto- ja palveluyritysten kasvumahdollisuuksien hyödyntämisen kannalta. On meidän kaikkien etu, että julkisia varoja käytetään tehokkaasti. Lisäksi varmasti toivomme, että suomalaiset IT-yritykset hyödyntävät kotimarkkinoita kasvaakseen ja kehittääkseen tuotteitaan, päätyäkseen toivottavasti joskus kansainvälisille markkinoille tuotteita tuottavaksi vientiyritykseksi.
Myös hankintayksiköiden huoli tilanteesta on kasvanut. Viime aikoina on nähty puheenvuoroja jopa sen puolesta, että ”Julkisten hankintojen houkuttelevuutta tulee parantaa tarjoajien silmissä”. Myös ”vastakkainasettelusta” ostajan ja myyjän välillä on ehdotettu siirtymistä kulttuuriin, jossa tarjoaja nähdään kumppanina ja keskeisenä voimavarana.
Yleisesti havaittuja ongelmakohtia julkisissa hankinnoissa ovat liian laajojen kokonaisuuksien kilpailuttaminen, hankinnan liian yksityiskohtainen ja epätarkoituksenmukainen määrittely ja vertailuperusteiden soveltuvuus hankintaan. Yksinkertaisesti tämä tarkoittaa sitä, että hankkijalla ei välttämättä ole riittävän hyvää näkemystä markkinoilla olevista ratkaisuista, jotta se osaisi tehdä oikeat valinnat ennen tarjouspyynnön julkaisemista.
Itse pyrin toimimaan tuotevalinnoissa kolmiportaisen mallin mukaan. Ensin tunnistan, mitä ominaisuuksia ratkaisussa on oltava, jotta se olisi ylipäätänsä soveltuva tehtäväänsä. Sen jälkeen mietin, mitä toimintaa tehostavia tai merkittävästi työtä säästäviä ominaisuuksia ratkaisussa saattaisi olla. Ja sen jälkeen tulevat ne muut vaatimukset, tyyliin ’olisi kiva’ jos tuotteessa olisi tällainenkin ominaisuus. Eräänlainen sipulimalli siis.
Näin varmasti moni hankintayksikkökin ajattelee tehdessään listaa haluamansa tuotteen/ratkaisun ominaisuuksista. Ja tässä ongelmat alkavat, jos tarjoajien kanssa ei käydä vuoropuhelua.
Fiksu julkinen hankkija käy tietenkin markkinavuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa ja varmistaa suunnittelemastaan tarjouspyynnöstä erityisesti seuraavat kaksi asiaa:
Olen nähnyt useita sellaisia tapauksia, joissa yksi tai kaksi yksittäistä vaatimusta olisi aiheuttanut tarjotun ratkaisun merkittävän hinnannousun. Erityisen surullinen tilanne on silloin, kun kysymyksessä ei ole ratkaisun ydintoiminnallisuus, vaan enemmänkin tuota ’olisi kiva’ -osastoa.
Ihan yhtä ikävää on nähdä tilanne, jossa osa markkinoilla toimivista yrityksistä jää pois tarjouskilpailusta yhden tai kahden ylimitoitetun vaatimuksen takia. Molemmat tapaukset aiheuttavat tuhoa julkisen hallinnon tehokkuudelle ja myös vähentävät kilpailua sekä yritysten toimintamahdollisuuksia julkisilla markkinoilla.
Vaikuta siihen, että hankintayksikkö tekee markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa toimittajille tietoa tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.
Pidä huoli, että sinun edustamasi ratkaisun osalta käydään läpi edellä mainitut kaksi kysymystä muodossa:
Omien kokemusteni mukaan näillä kahdella kysymyksellä on saatu merkittävästi parannettua yritysten osallistumismahdollisuuksia ja samalla laskettu julkisten hankintojen kustannustasoa.
Software Finland ry:n Fair play -työryhmä edistää digitalisaation hyötyä yrityksille, julkisille toimijoille, yhteisöille ja kansalaisille kehittämällä reiluja digiajan pelisääntöjä. Tutustu työryhmämme toimintaan ja hae mukaan!