Tässä blogipostauksessa tarkastelemme, mitä asiakkaan tulisi ottaa huomioon tilitoimistoa valitessaan ja millaista osaamista ulkoistetulta taloushallinnon tarjoajalta ja sen kirjanpitäjältä tulisi vaatia yhteistyössä SaaS-yritysten kanssa.
Asiakassuhdetta muodostettaessa asiakkaan on syytä varmistaa, että tilitoimisto ja sen nimetty yhteyshenkilö todella ymmärtävät, miten SaaS-liiketoimintamalli toimii ja mistä komponenteista asiakkaan menestys, tulot ja kulut muodostuvat. Kirjanpitäjän on hallittava käytännöt, jotka liittyvät kuukausittain tai vuosittain toistuviin maksuihin, tulon kirjaamiseen sekä mahdollisiin asiakaspalvelusopimusten muutoksiin. SaaS-yrityksen metriikat tulee olla kirkkaana mielessä sekä niiden takana olevat peruskysymykset siitä, paljonko uutta asiakaskuntaa tarvitaan, kuinka paljon myynti per uusi asiakas saa maksaa ja esimerkiksi kuinka pysyviä asiakkaat ovat. Tämä on avain hedelmälliselle dialogille asiakkaan ja tilitoimiston välillä, sekä perusta, jonka päälle rakennetaan taloushallinnon prosessi, valitaan tarvittavat työkalut raportoinnille, ennusteiden laatimiselle ja seurannalle.
SaaS-liiketoiminnalle on ominaista, että transaktiomäärät kasvavat suuriksi, etenkin myyntireskontran puolella. Usein päänvaivaa aiheuttaa se, miten myynnit saadaan siirtymään mahdollisimman vähällä vaivalla kirjanpitoon – mielellään automatisoidusti. Jos tähän ei panosteta, syntyy tietojen tallentamisesta pahimmillaan valtavasti turhaa työtä, joka on pois tärkeämmästä tekemisestä.
Sisään tuleva raha tulee usein monen eri järjestelmän kautta luottokorttimaksuina ja suorituksina myyntilaskuja vastaan. Ulkoistetulla taloushallinnon kumppanilla on hyvä olla näkemystä ja osaamista ratkoa, miten tieto saadaan liikkumaan järjestelmien välillä joko API-yhteyksien avulla tai siirtotiedostoilla. On hyvä muistaa, että jos koko prosessi on manuaalisten vaiheiden varassa, luo se usein myös viivettä ajantasaiselle raportoinnille.
SaaS-yrityksille tulon jaksottaminen on keskeinen osa kirjanpitoa. Tilitoimiston on varmistettava, että tulot kirjataan oikea-aikaisesti ja oikealle kaudelle. Tämä edellyttää tarkkaa seurantaa sopimusten ja asiakasmaksujen suhteen. Esimerkiksi vuosittaiset sopimukset, jotka maksetaan etukäteen, on jaksotettava asianmukaisesti koko sopimuskaudelle. Jos jaksotuksia ei tehdä säännöllisesti, on tuloksen seuranta mahdotonta.
Kustannusten hallinta on tietysti tärkeää jokaiselle yritykselle, mutta erityisesti SaaS-yrityksissä ymmärrys kulupuolesta on kriittistä, jotta liiketoimintaa voi ohjata. Esimerkiksi asiakashankinnan kustannuksia kokonaisuudessaan sekä per asiakas on tärkeää pystyä seuraamaan helposti, jotta yrityksellä on edellytykset varmistaa, että kasvu on kannattavaa. Usein pilvipalveluiden ja ohjelmistojen kehittämiskustannukset ovat myös suuria. Niiden seuranta ja kirjaaminen oikein on keskeistä. Tilitoimiston on autettava yritystä seuraamaan kustannuksiaan tarkasti ja löytämään mahdollisuuksia kustannustehokkuuteen.
Modernit SaaS-yritykset tarvitsevat reaaliaikaista ja tarkkaa talousdataa päätöksenteon tueksi. Metriikat ovat SaaS-yrittäjillä usein hyvin hallussa ja monet seuraavatkin aktiivisesti kuukausittaisen toistuvan liikevaihdon (MRR) kehitystä, poistumaa (Churn), asiakashankinnan kustannuksia (CAC), asiakkaan elinkaariarvoa (LTV) sekä keskimääräistä takaisinmaksuaikaa. Turhan usein asiakkaat jäävät kuitenkin yksin metriikoiden ja raportoinnin kanssa, jolloin niiden linkittäminen taloushallintoon jää vajaaksi. Tilitoimiston roolina on auttaa yritystä automatisoimaan taloushallinnon prosesseja, sekä tarjota kattavat ja ajantasaiset raportointityökalut, jotka auttavat yritystä seuraamaan taloudellista suorituskykyään näiden mittareiden sekä talouden tunnuslukujen valossa.
Kun käytössä on useita järjestelmiä, raportoinnissa ja KPI-seurannassa kannattaa hyödyntää erillistä BI-järjestelmää, johon tiedot eri järjestelmistä kootaan, jotta johdolla on selkeä tilannekuva keskeisistä liiketoimintametriikoista, kassavirtaennusteesta ja tuloksen kehittymisestä yhdessä paikassa.
Jokainen yritys on omanlaisensa; samat mittarit ja metriikat eivät sovi kaikille. Tärkeitä, seurattavia mittareita on SaaS-yrityksillä tarjolla lukuisa joukko – niistä on syytä valita sopivimmat eikä liian monta. Taloushallintokumppanin kanssa kannattaa miettiä yhdessä, mitkä ovat sopivia tavoitearvoja, ja mitä päätöksiä ja toimenpiteitä tehdään, kun mittareiden arvot antavat siihen aihetta. Eli mihin toimenpiteisiin käytännössä ryhdytään, jos poiketaan ennusteesta tai tavoitteesta.
Ulkoistettu taloushallinto voi olla arvokas kumppani SaaS-yritykselle, mutta vain, jos tilitoimisto ymmärtää syvällisesti SaaS-liiketoiminnan erityispiirteet. Valitsemalla asiantuntevan tilitoimiston ja kirjanpitäjän, SaaS-yritykset voivat varmistaa, että niiden taloushallinto on tehokasta, tarkkaa ja liiketoimintaa tukevaa. Kaikesta osaamisesta ja tekniikasta huolimatta hyvään ja kestävään yhteistyöhön päästään vain hyvällä vuorovaikutuksella ja proaktiivisella asioihin tarttumisella. On tärkeää, että asiakkaalla on nimetty yhteyshenkilö, joka oikeasti pitää huolta asiakkaan asioista.