Julkisissa hankinnoissa ja niihin liittyvissä tarjouskilpailuissa saattaa toisinaan törmätä kimurantteihin kysymyksiin esimerkiksi immateriaalioikeuksia, kuten tekijänoikeutta, koskevien teemojen osalta.
Yksi haasteista voi olla esimerkiksi se, että hankintayksikkö ei ole välttämättä ehtinyt miettiä aidosti sitä, mitä oikeuksia hankintayksikkö tarvitsee palvelun tulosten suhteen, ja tämä puolestaan voi heijastua ainakin tarjoajan näkökulmasta epätarkoituksenmukaisilta vaikuttaviin immateriaalioikeuksia koskeviin sopimusehtoihin.
Toisaalta taas tarjoajan tarjousvaiheessa kokema aikapaine voi tuoda myöhemmin mutkia matkaan, jos hankintaa koskeviin asiakirjoihin on perehdytty tarjoajan toimesta tarjousvaiheessa vain pintapuolisesti. Esimerkki tästä voisi olla sellainen, että tarjouskilpailun kiireessä on tarkistettu vain nopeasti, että eihän missään lue, että olemassa olevan tuotteen immateriaalioikeudet siirtyisivät tilaajalle, ja syvällisempi perehtyminen on jäänyt tekemättä.
Alla muutama näkökulma immateriaalioikeuksia koskevien kysymysten tarkasteluun.
Luontainen lähtökohta asian tarkasteluun on tarjoajan näkökulmasta aloittaa siitä, että perehtyy huolellisesti hankintaa koskeviin asiakirjoihin. Mikäli immateriaalioikeuksia koskevat kohdat ovat sanamuodoltaan selviä, on helpompi harkita, ovatko edellytetyt ehdot omalle organisaatiolle hyväksyttävissä ja käsitellä asia sisäisesti. Hankintayksikkö saattaa esimerkiksi edellyttää, että tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteenä olevan mallisopimuksen. Ja jos mallisopimuksessa on vaatimuksena esimerkiksi tarjoajan mielestä liian laaja lisenssi palvelun tuloksiin, on luonnollisesti mahdollista, että yrityksen ei ole tarkoituksenmukaista tai välttämättä edes mahdollista osallistua tarjouskilpailuun.
On tärkeä hahmottaa tällaiset toisinaan kynnyskysymyksinä olevat asiat mahdollisimman nopeasti – ja tarpeen mukaan käsitellä ne ylimmän johdon toimesta – ennen kuin yritys on jo käyttänyt merkittävästi aikaa vaikkapa mahdollisen tarjouksen valmisteluun. Asiaa voi lähestyä myös ennakoivasti yleisemmällä tasolla hoitamalla organisaation omat prosessit kuntoon. Aloittaa voi vaikka pohtimalla sitä, että onko omassa organisaatiossa selvät ja asianmukaiset menettelytavat sen osalta, että ketkä kaikki osallistuvat esimerkiksi tarjouspyynnön liitteenä olevan hankintasopimusmallin läpikäyntiin? Entä onko organisaatiossa syväosaamista yleisimpien julkisissa hankinnoissa käytettävien yleisten sopimusehtojen suhteen?
Mikäli yritys päätyy tapauskohtaisessa harkinnassaan siihen lopputulokseen, että sovellettavat ehdot ovat hyväksyttävällä tasolla, saattaa luonnollisesti olla niin, että esimerkiksi vaatimus laajasta lisenssistä heijastuu siihen, mitä tarjotaan ja mihin hintaan.
Aina ei suinkaan ole kyse siitä, että hankintayksikön vaatimukset olisivat välttämättä ylimitoitettuja. Lausekkeiden sisällön määrittely voi monestakin syystä epäonnistua. Hankintayksikkö saattaa itse määritellä itselleen liian suppeat käyttöoikeudet vaikkapa palvelun työn tuloksiin, ja voi myöhemmin olla vaikean tilanteen edessä todellisen tarpeen ollessa laajempi.
Julkisissa hankinnoissa on tärkeä muistaa, että hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman uutta hankintamenettelyä. Eli mikäli osapuolet muuttaisivat immateriaalioikeuksia koskevaa kohtaa sopimuskauden aikana, voisi muutos johtaa hankintalain vastaiseen menettelyyn. Käyttöoikeuksien epätarkka tai harkitsematon määrittely ei tyypillisesti ole pitkällä tähtäimellä kummankaan osapuolen etu.