Markkinavuoropuhelut ovat ohjelmistoyrityksille vaikuttamisen mahdollisuus
Tulevina vuosina on yhä enemmän mahdollisuuksia ohjelmistotoimittajilla osallistua tiedonkeruu- ja keskusteluprosesseihin.
Markkinavuoropuhelujen käyttö julkisten tietojärjestelmähankintojen alkuvaiheessa on yleistynyt selvästi viime vuosina. Myös valmistelussa oleva uusi hankintalain päivitys tulee melko varmasti edellyttämään markkinavuoropuhelujen laajempaa käyttöä. Täten tulevina vuosina on yhä enemmän mahdollisuuksia ohjelmistotoimittajilla osallistua näihin tiedonkeruu- ja keskusteluprosesseihin.
Kilpailutuskonsultteina olemme kuitenkin usein törmänneet siihen, että ohjelmistotoimittajat suhtautuvat markkinavuoropuheluihin joko melko välinpitämättömästi tai eivät osaa tuoda materiaaleissaan tai tapaamisissa esiin asioita, joista olisi heille hyötyä. Tämä on osittain ymmärrettävää, koska markkinavuoropuheluissa ei voi ansaita lisäpisteitä kilpailutukseen, vaikka tarjoilisi miten hyvät palaveripullat ja terävät asiantuntijanäkemykset.
Ohjelmistoyrityksille nämä markkinavuoropuhelut ovat kuitenkin loistava mahdollisuus vaikuttaa siihen, millainen hankittava kokonaisuus ja kilpailutus tulee myöhemmin olemaan. Asiakkaat myös usein odottavat, että ohjelmistoyritykset aktiivisesti lobbaavat, myyvät ja kehuvat näissä vuoropuheluissa omia ratkaisujaan ja ohjaavat asiakkaiden vaatimuksia omien näkemyksiensä suuntaan. Nämä ovat siis loistavia tilaisuuksia asiantuntevalle myyntityölle!
Markkinavuoropuhelut eivät ole kuitenkaan monille myyjille ja asiantuntijoille kovin tuttu konsepti vielä, eikä asiaa helpota myöskään niiden monimuotoisuus. Ne kun voivat olla kirjallisia tietopyyntöjä, alustavien tarjouspyyntöjen kommentointikierroksia tai jopa raskaita tapaamisprosesseja, joissa saatetaan pyytää jopa hyvin pitkälle vietyjä demoja tuotteista tai tarkkoja kuvauksia palveluiden yksityiskohdista. Vaihtelua on näin paljon. Jonkinlainen kirjallinen vuoropuhelu lienee se kaikkein tyypillisin, mutta myös Teams-tapaamiset ovat yleistyneet viime vuosina, etenkin isojen hankintojen valmistelevissa vuoropuheluissa.
Markkinavuoropuhelut ovat periaatteessa myyjän ja ostajan välistä vuoropuhelua, mutta käytännössä etenkin tietojärjestelmien alueella odotukset ovat usein ehkä lähempänä jonkinlaista asiantuntijakonsultointia. Usein ostaja antaa markkinavuoropuhelussa tarjoajille mahdollisuuden vaikuttaa yksityiskohtaisiin vaatimuksiin ja hankinnan reunaehtoihin. Täten ostajat usein suhtautuvat tähän prosessiin eri tavalla kuin ehkä tavallisempiin myyntitapaamisiin.
Markkinavuoropuhelut eroavatkin tavallisemmista myyntipalavereista muutamalla olennaisella tavalla:
Markkinavuoropuheluihin ei kannata osallistua pelkän yleisluonteisen myyntimateriaalin kanssa. Vastassa ei tule olemaan asiakkaita, joille alaan liittyvät kirjainyhdistelmät tai isojen räätälihankkeiden haasteet olisivat tuntemattomia. Asiakkaat ovat voineet tehdä pohjatöitä jo useita kuukausia ja tukena työssä voi olla ollut hyvin osaavia asiantuntijakonsultteja.
Ohjelmistoyrityksen kannattaakin joko panostaa vuoropuheluun kunnolla, tai jättää koko tapaaminen välistä. Jos myyjä ei saa teknistä arkkitehtiä tuekseen materiaalien valmisteluun, ei vuoropuhelusta todennäköisesti ole hyötyä kummallekaan osapuolelle.
Ohjelmistoyrityksen kannattaa lukea kutsu markkinavuoropuheluun varsin tarkkaan. Jos asiakas on esimerkiksi ostamassa potilastietojen hallintaan tarkoitettua rekisterijärjestelmää, ei todennäköisesti kannata yrittää ohjata keskustelua mihinkään muuhun suuntaan. Paras lähestymistapa on keskittyä hyvin tarkasti siihen, mitä on kysytty, mitä tietoa on pyydetty, ja vasta kun näihin on vastannut, kannattaa miettiä, mitä lisäargumentteja tai näkökulmia voisi tuoda pöytään.
Usein markkinavuoropuhelussa asiakkaan tiimillä on hyvinkin täsmällisiä tietotarpeita, joihin he hakevat vastauksia ja nämä ovat yleensä ne tärkeimmät syyt tietopyynnölle tai tapaamisille. Täten näihin kannattaa vastata ensin.
Jos aikaa jää, on sen jälkeen hyvä mahdollisuus tuoda esiin asioita, jotka olisivat ohjelmistoyritykselle itselleen edullisia näkökulmia. Esimerkiksi jos oma yritys edustaa laajempaa järjestelmää, jolla esimerkiksi voisi potilastietojen lisäksi hallinnoida potilastapaamisia tai asiantuntijoiden ajankäyttöä, voi tapaamisen lopussa tai lisämateriaaleissa tuoda tätä näkökulmaa esiin – jos vaikka onnistuisi laajentamaan hankinnan kohdetta myös muihin asioihin.
Isot muutokset ovat kuitenkin aika harvinaisia. Asiakkaat harvoin muuttavat hankinnan kohdetta kovin radikaalisti markkinavuoropuhelun seurauksena, mutta yksittäisiin vaatimuksiin voi vuoropuhelulla olla huomattaviakin vaikutuksia.
Aina asiakkaat eivät toki käynnistä markkinavuoropuhelua tilanteessa, jossa he ovat tehneet jo paljon pohjatöitä. Joskus hankintayksiköt tekevät markkinavuoropuhelun hyvin aikaisessa vaiheessa, jolloin he saattavat hakea vain tietoa siitä, onko markkinassa sopivia kumppaneita tätä hankintaa varten.
Tällaiset hyvin yleisluonteiset kyselyt ovat haastavia ohjelmistoyritysten kannalta, koska vaikuttamismahdollisuudet ovat yleensä aika pienet ja itse hankintaan saattaa mennä vielä useita kuukausia, joskus jopa vuosi. Toisaalta, joskus näihin olisi hyvin tärkeätä saada myös vastauksia, joissa toimittajat vain kuittaavat, että “hyvältä vaikuttaa, tarjoamme mielellämme tähän sitten kun kilpailutus käynnistyy”.
Markkinavuoropuhelussahan toimittajien ei tarvitse suinkaan vastata kaikkiin kysymyksiin. Joskus voi olla riittävää, kun vastaa muutamaan, ja näin kertoo kiinnostuksestaan. Tämäkin voi olla tärkeä tieto hankintayksikölle, jos esimerkiksi markkinassa on toimijoita, jotka haluaisivat hankinnan tapahtuvan aivan jotenkin toisella tavalla. Siksi hiljainen hyväksyntä ei aina ole järkevä taktiikka!
Lopuksi muutama konkreettinen vinkki markkinavuoropuheluihin ohjelmistoyrityksille.
1) Lue kutsu tarkkaan, onko asiakas riittävän pitkällä omassa valmisteluprosessissaan, jotta prosessiin kannattaa osallistua? Jos hankinta on hyvin alkuvaiheessa, ei omia myyntiresursseja kannata välttämättä liikaa tuhlata. Markkinavuoropuheluun osallistumisella ei kuitenkaan saa yhtään lisäpistettä tulevaan kilpailutukseen.
2) Jos osana kutsua on konkreettinen kuvaus hankinnan kohteesta, kannattaa tätä rajausta ja vaatimuksia kommentoida asiakkaan suuntaan, vaikka hankinnan kohde olisikin oman tarjooman kannalta juurikin sopiva. Hankintayksiköt saavat aina kommentteja niiltä, joiden mielestä hankinnan rajaus tai vaatimukset ovat jotenkin ongelmallisia, siksi on tärkeätä, että myös ne, jotka pitävät niitä hyvinä, osallistuvat prosessiin!
3) Jos päätät osallistua työläiden materiaalien valmisteluun, neuvottelutapaamisiin tai demotapaamisiin, pidä huoli, että olet valmistautunut riittävän konkreettisella ja teknisellä materiaalilla ja esityksellä. Asiakas todennäköisesti tuntee markkinaa hyvin, ja odottaa konkreettisia esityksiä ja perusteltuja mielipiteitä – ja yleensä parhaiten pärjäävät ne, jotka ovat työllistäneet teknisiä asiantuntijoita ja tuovat myös tapaamisiin yhden sanavalmiin teknisen arkkitehdin!
4) Päätä etukäteen, mihin haluat vaikuttaa. Jos osallistut aktiivisesti prosessiin, pidä huolta, että sinun ajamasi asiat tulevat keskusteluun mukaan ja osaat muotoilla argumenttisi riittävän konkreettisesti. Ei kannata jättää omaa osallistumista vain hankintayksikön kirjoittamien vaatimusten kritisoimiseksi, vaan kannattaa aktiivisesti ehdottaa, miten vaatimus kannattaisi sinun edustamasi ohjelmistoyrityksen mielestä muotoilla.
Moni markkinavuoropuheluiden konkari tietää, että laiskoja ne ovat joskus siellä hankintayksikönkin puolella, jolloin hyvin kirjoitetut ehdotukset vaatimusten muotoiluun, saattavat mennä läpi sellaisenaan! Ja mikäpä olisikaan mukavinta tarjouksen kirjoittamisessa kuin itse kirjoitettuun vaatimukseen vastaaminen!
Tiivistäen: Jos osallistut, osallistu kunnolla ja pistä tekninen arkkitehti myös hommiin!
PS. Edellinen kirjoitus Pertulta käsitteli hyvän tarjouspyynnön elementtejä.
KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä valvoo toteutusprojekteja ja avustaa jatkokehityksen suunnittelussa.
Pertulla on yli 20 vuoden kokemus erilaisista verkkopalvelu-, verkkokauppa- ja CRM-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa ohjelmistoalan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja.
TUTUSTU
